Diriger son agence web avec efficacité

Logiciel de gestion pour Agence Web

L'organisation, clef d'une direction efficace

Diriger une agence web peut s’avérer particulièrement complexe en termes d’organisation. S’assurer de la viabilité de son entreprise implique d’en piloter l’activité commerciale et économique en toute efficacité ; plus facile à dire qu’à faire, avec les dossiers dans tous les sens et la boîte mail pleine à craquer !

Une vision générale du travail de chacun

Le dirigeant d’agence a de nombreuses tâches à accomplir. Avant tout, il se doit de superviser ses équipes. Cela peut notamment consister en la planification des missions de ses employés et freelances.

Appréhender exhaustivement la charge de travail de chacun est ardu, mais il est essentiel de garder une vision globale de l’ensemble.

Un suivi performant des affaires en cours

Une autre problématique importante du dirigeant d’agence est le suivi des dossiers. Il lui faut s’assurer que :

– les tâches ont été attribuées aux bonnes personnes,

– le projet se passe bien,

– les directives données sont bien suivies,

– les délais sont respectés.

Il doit bien sûr se tenir informé de l’état d’avancement du projet, souvent à force de mails et autre messageries type Skype.

Difficile de s’assurer du bon déroulement des projets sans avoir également une vue d’ensemble des relations clients, et donc une vision assez précise des interventions effectuées pour chaque dossier. Cela permet de démontrer ce qui a été fait, d’éviter les doublons mais aussi de justifier le coût facturé au client. Il est également intéressant d’avoir un œil sur les comptes-rendus des échanges avec les clients, pour ne pas perdre de vue l’évolution des relations établies par les commerciaux.

Une gestion optimale des documents

Toute cette activité ne manque pas de générer une quantité considérable de documents et comptes-rendus. Chacun des projets voit ses directives de facturation envoyées au service comptable, et l’ensemble vient s’insérer dans des reportings. Archiver toute cette documentation sous forme de papier est un véritable enfer organisationnel et écologique… Mais comment s’y retrouver plus simplement ?

La première chose à faire est de s’adapter à une GED (Gestion Electronique des Documents). L’avantage de centraliser virtuellement l’ensemble des documents, c’est qu’ils deviennent alors quasi impossibles à perdre.

Cependant, il est évident que se contenter d’instaurer une GED n’est pas suffisant pour diriger une agence web. Puisque le rôle du dirigeant s’inscrit dans une supervision de l’ensemble de l’entreprise, pourquoi ne pas tout simplement mettre en place un logiciel de gestion globale de l’entreprise ? Un CRM peut parfaitement remplir cette fonction d’outil organisationnel central.

Le CRM au cœur de l'organisation

Plus encore qu’un CRM, MyClic peut se positionner en tant que véritable colonne vertébrale de l’entreprise : organisé autour des tâches, notre logiciel s’adapte parfaitement aux agences web en permettant aux directeurs de dispatcher le travail facilement et instantanément. Son système de notifications informe en temps réel le dirigeant de l’état des tâches distribuées (de “en cours” à “terminée”, par exemple), simplifiant grandement le suivi de l’avancement général.

Le dirigeant a un accès total aux plannings de ses collaborateurs, mais également à l’intégralité des informations clients : comme ces dernières sont toutes archivées dans le compte client, elles peuvent être consultées très rapidement. Le compte client comprend également un historique des interventions et projets effectués, ainsi que les archives de chaque rendez vous client.

MyClic’ peut également se muer en outil comptable. Il permet notamment :

– de créer rapidement un devis à partir du catalogue,

– de transformer tout aussi facilement ce devis en facture,

– d’envoyer, in-app, cette facture à la comptabilité,

– de créer des reportings pour évaluer le chiffre d’affaires mensuel et annuel.