Logiciel de gestion pour les organismes de formation, entreprises du bâtiment et sociétés de services …

CFA et organismes de formation, comment vous simplifier la gestion des apprentis ?

Home Actualités CFA et organismes de formation, comment vous simplifier la gestion des apprentis ?

CFA et organismes de formation, comment vous simplifier la gestion des apprentis ?

Les CFA et autres organismes de formation ont aujourd’hui besoin de répondre à certaines obligations imposées par l’État. Pour ce démarquer d’autres centres de formation, la réputation sur l’organisation et la gestion des apprentis est un facteur clé. Ces structures d’apprentissage doivent ainsi organiser leurs processus administratifs et pédagogiques en interne. Pour optimiser l’organisation, plusieurs solutions s’offrent alors à elles ; notamment l’utilisation de logiciels de CRM.

CFA et organismes de formation : simplifiez la gestion des apprentis

Les CFA (centres de formation d’apprentis) et toutes autres entités du même type sont soumis à des réglementations strictes. De plus, les lois relatives à leurs activités ne cessent d’évoluer. Par ailleurs, des centaines de milliers de contrats d’apprentissages sont signés chaque année. Les établissements spécialisés se retrouvent alors avec d’importantes piles de documents sur leurs bureaux pour assurer la gestion des apprentis.

 

Les directeurs et leurs équipes ont donc souvent beaucoup de dossiers à traiter, notamment en termes de gestion des apprenants. Pour que ces derniers puissent bénéficier de la formation qui leur est destinée, leur enregistrement doit être correctement effectué.

 

Plusieurs types de parcours et de diplômes sont disponibles du CAP en passant par le BEP et le Bac pro. Il est aussi possible de postuler pour un BTS, une Licence ou un Master professionnel. De multitude de filières disponibles avec de véritables périodes d’immersion en entreprise, les parcours des alternants sont tous différents.

 

C’est autant de spécificités à gérer, représentant un challenge pour les CFA concernés. Plusieurs tâches incombent au personnel administratif, notamment les éditions de documents importants ou encore le suivi des heures de cours, la présence en entreprise… Les procédures à suivre auxquelles il faut se conformer peuvent, en plus, différer selon les organismes de formation et leur mode de fonctionnement. Il en va de même pour les normes en vigueur à respecter.

 

Le parcours d’un apprenti revêt de nombreux aspects nécessitant un contrôle continu relativement strict (absence, gestion du contrat, diplômes, etc.). Il est donc essentiel pour les établissements de chercher une solution pour rendre tout cela plus facile et plus fluide.

 

La centralisation des données est un enjeu majeur pour les CFA et les organismes de formation.

Un logiciel pour gérer les apprentis et les formations

L’heure est à la numérisation, que ce soit pour les entreprises ou les différentes organisations. Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel gestion est une décision pertinente. Aujourd’hui, de nombreuses solutions pour les centres de formation sont disponibles sur le marché. Il est possible d’avoir accès à plusieurs types de fonctionnalités. Ainsi, vous aurez le choix entre diverses offres selon les besoins de votre structure. Grâce à ce nouveau système, plusieurs opérations administratives seront simplifiées, notamment au niveau du suivi du parcours pédagogique des apprentis.

 

Certains outils de gestion de relation client sont particulièrement adaptés aux organismes formations et CFA. En effet, ils remplissent tous les besoins, faisant d’eux des outils indispensables. Grâce à ces derniers, vos collaborateurs pourront éditer différents types de documents. Il suffira de faire quelques paramétrages pour intégrer des templates à compléter pour : le contrat d’apprentissage ou encore le diplôme…

 

Les possibilités de personnalisation sont vastes et c’est un indicateur à prendre en compte dans le choix de l’outil de CRM. En outre, toutes les informations essentielles pour les différents utilisateurs seront centralisées sur un seul tableau de bord.

 

L’intégration d’une base de données d’apprentis est également indispensable. Les administrateurs doivent pouvoir créer des profils pour chaque inscrit en y incluant leur statut (filière, planning, nombre d’absences, etc.). Il sera bien plus simple d’organiser les stages ou les alternances, que ce soit en formation initiale ou continue. La plateforme numérique permettra ainsi de mettre à jour la situation d’un élève et de suivre son évolution tout au long de son parcours.

La gestion des contacts

L’autre module précieux pour les CFA et organismes de formation est le suivi de la gestion des contacts. Les alternants doivent trouver des employeurs et les entreprises cherchent des alternants… Ces demandes arrivent de part et d’autres mais pas forcément au même moment. La possibilité de saisir ces contacts dans un CRM permet au CFA d’optimiser la mise en relation employeurs et alternants.

Critères pour choisir la bonne solution digitale

Il est primordial d’opter pour un logiciel polyvalent offrant plusieurs fonctionnalités. Étant donné que cela représente un investissement, il est préférable d’avoir un produit complet qui répond à ses besoins sans pour autant être trop lourd. Des options simples comme la possibilité de faire une signature électronique peuvent parfois faire la différence. Pour savoir ce dont vous avez besoin, dresser une liste de vos attentes peut vous aider à faciliter votre choix.

 

Néanmoins, il est également préférable d’opter pour un produit qui s’adapte à son système d’information actuel. Même si ce n’est pas toujours le cas, l’intégration d’une nouvelle plateforme de ce type implique quelquefois de remplacer les appareils obsolètes. Il faut alors penser à inclure ce critère de sélection et adapter le budget en fonction.

 

En outre, les directeurs d’organisme formation professionnelle doivent privilégier les solutions évolutives. En effet, l’État ne cesse d’apporter des changements quant aux normes relatives aux formations. Vous devez donc avoir la possibilité d’obtenir des mises à jour automatiques. Les logiciels en mode SaaS, directement hébergés sur le Cloud sont à privilégier dans ce cas. Ces derniers n’ont pas besoin de longues procédures d’installation et les éditeurs se chargent de les actualiser. Opter pour une solution connectée est donc plus pratique et avantageux.

 

Viennent ensuite l’ergonomie et la facilité d’utilisation. Ces deux critères de choix sont d’une importance capitale lorsqu’il s’agit d’un outil numérique. Au sein d’un CFA ou tout autre type d’établissement, les compétences informatiques des équipes peuvent varier. C’est le cas notamment des équipes plus âgées ou peu habituées aux outils digitaux. Cependant, il est primordial que tout le monde puisse être à l’aise. Pour éviter tout problème de prise en main, certains éditeurs proposent des séances d’initiation avant le déploiement.

 

Enfin, le prix ou les coûts d’abonnement du logiciel doivent également faire l’objet d’une attention particulière. Dans le cas d’un programme classique intégré, il s’achète en une seule fois, souvent à un montant très élevé. Les versions en SaaS se facturent plutôt selon un tarif mensuel. Cette deuxième option est beaucoup plus intéressante financièrement pour la gestion d’un centre formation, car les dépenses sont étalées sur plusieurs mois.

 

Pour résumer, un CRM permet d’apporter une fluidité dans la gestion des apprentis. Tant dans le suivi des relations avec les employeurs que dans la gestion des absences et suivi des formations. Il est donc important de trouver l’outil qui couvre ces besoins et qui soit facile à prendre en main et adaptable au besoins spécifiques des centres de formation.

Un outil de gestion flexible et accessible