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La signature électronique, comment ça marche ?
La signature électronique est un procédé qui permet d’apposer son accord sur un document par une validation authentifiée et par voie électronique. Il faut la différencier d’une signature manuscrite qui aurait été scannée
Bien que la lutte anti-nuisibles soit parfois nécessaire chez des particuliers, elle est plus souvent utile dans des environnements professionnels : restaurants, mairies, commerces, bureaux et autres entreprises tertiaires…
Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’une procédure alliant aspects juridiques et techniques. En un mot, une signature électronique est un processus technique dans lequel une personne accepte la validité juridique d’un document électronique.
Dans les deux cas, il y a donc une combinaison de 3 éléments : le document, le signataire et l’outil de signature.
C’est souvent ce dernier item qui le plus déroutant pour les débutants à l’exercice.
En effet, pour réaliser une signature manuscrite, un simple stylo suffit contrairement à la signature électronique où les outils sont nombreux.
Comment signer un document en ligne ?
Dans la plupart des cas, la signature électronique fonctionne de la manière suivante :
L’émetteur utilise un outil spécifique dédié à la signature électronique. Cet outil est soit autonome, soit associé à un outil de CRM. Un fois que le document est prêt à être signé, l’émetteur se connecte à la procédure d’envoi et saisit l’adresse électronique du signataire.
Ce document est un fichier .pdf ; seul format reconnu dans toute l’Europe.
Le signataire reçoit alors un mail lui indiquant le lien vers le document à signer. Pour valider sa signature, le signataire doit valider son identité par sms via un par serveur vocal.
Une fois le document signé, l’émetteur reçoit une notification (sur son CRM ou par e-mail) ; il peut alors accéder au document.
Comment sécuriser une signature électronique ?
Par principe, le système de signature électronique est sécurisé. Il existe néanmoins des solutions plus « avancées » qui proposent d’authentifier une pièce d’identité avant de pouvoir procéder à la signature.
Enfin, l’ensemble des signatures électroniques sont archivées via un « dossier de preuves » qui conserve les différentes informations relatives à la signature : Nom de la procédure, son identifiant, les dates et heures des différentes étapes, les informations et l’identification du signataire…
Quels documents peut-on signer avec la signature électronique ?
C’est la transposition, dans le monde numérique, de la signature d’un document papier… Donc tout ce qui peut être signé sur papier, peut l’être par la signature électronique !
Quel que soit le secteur d’activités : juridique, commercial, comptable… Il est possible de signer des documents comme un devis, une facture, un acte notarié, des contrats d’assurances…
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Indéniablement, le gain de temps est l’avantage principal que l’on peut y voir…é
Plus besoin de se déplacer pour signer un document officiel tout en s’assurant de l’identité de la personne.
Terminé l’obligation de parapher les 100 pages d’un document juridique ou d’un contrat commercial.
Mais également, une conservation dématérialisée des documents et des actes juridiques qui évite d’imprimer et de stocker des centaines de dossiers d’archives…
Un gain de temps considérable quand il faut ressortir un document signé depuis plusieurs mois ou années… En quelques clics c’est fait ; pas besoin de retourner dans les archives poussiéreuses !
Une autre conséquence est la facilité de circulation des documents… Plus d’envois postaux qui peuvent prendre plusieurs jours ou nécessiter des déplacements.
Enfin, la sécurité est un avantage non négligeable… En effet, il est facile de falsifier une signature manuscrite que de modifier des documents électroniques et sécurisés…
En synthèse, la signature électronique n’a que des avantages : gain de temps, d’efficacité et de sécurité. Plusieurs acteurs se partagent les parts de marché. Pour faire votre choix, il est important de valider la connexion possible avec votre CRM et/ou ERP.
