La facturation électronique va devenir une obligation pour les entreprises. Si vous êtes une TPE ou PME, vous vous demandez sûrement comment répondre à cette obligation.
Ne voyez pas la dématérialisation comme une contrainte, mais plus comme une opportunité qui va révolutionner votre organisation et votre business.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les obligations liées à la facturation électronique, comment la mettre en place, et comment transmettre vos factures à une plateforme de dématérialisation.
La loi impose progressivement la mise en œuvre de la facturation électronique dans les transactions entre professionnels. Cette obligation marque la lutte contre la fraude à la TVA ainsi que la mise à jour des échanges commerciaux. Au fur et à mesure de la mise en œuvre de l’obligation, un calendrier est défini selon la taille des entreprises (avec une obligation à l’horizon 2026 pour toutes).
Bien que ce soit une obligation contraignante au premier abord, la dématérialisation souligne des gains substantiels : gain de temps, réduction d’erreur, suivie de l’état de ses paiements facilité. C’est également un excellent moyen de centralisation des échanges et de productivité.
Lorsqu’une entreprise émet ou reçoit une facture en direction d’une autre entreprise, elle voit s’appliquer des obligations en matière de facturation électronique. Mais quelles sont ces obligations concrètes ?
La facture électronique est, selon la loi, à fournir sous des formats normalisés (XML, UBL, Factur-X) assurant une lecture automatique par les systèmes de gestion ou de comptabilité. Il ne s’agit pas d’un simple PDF, mais d’un document structuré pouvant être traité de façon automatique.
Les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le portail public de facturation (Chorus Pro). La transmission par PDP est obligatoire afin d’assurer la traçabilité des factures et ainsi d’assurer la bonne gestion des flux.
Le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique s’étend sur plusieurs années. Ce sont en premier lieu les grandes entreprises qui doivent être prêtes en 2023, suivies des PME en 2025 et enfin des TPE en 2026. Il est donc nécessaire de s’y préparer dès maintenant pour éviter les sanctions et ne pas se retrouver au dernier moment au pied du mur.
L’acheminement vers la facturation électronique ne peut s’opérer au coup par coup. Pour une transition réussie, des étapes de préparation doivent être suivies.
La première des étapes consiste à choisir un logiciel de gestion compatible avec la facturation électronique. En matière de solutions simples et faciles, MyClic’ est un bon exemple de solution tout-en-un qui permet de gérer vos factures électroniques de manière simple et intuitive. Il est nécessaire qu’un bon logiciel puisse générer les formats requis par la loi, mais aussi les transmettre à la plateforme de dématérialisation.
une fois le logiciel sélectionné, il est important de former vos équipes à sa prise en main. Il s’agit de rendre la facturation aussi facile que possible, afin de ne pas occasionner d’interruption dans la chaîne de facturation. Plus vos acteurs s’approprient le nouvel outil, plus le gain de productivité sera grand.
Pour la facturation électronique, le changement de certains process internes est souvent nécessaire. Ainsi, il peut s’agir de centraliser la gestion des factures, redéfinir les rôles dans l’équipe, ou disposer de toutes les alertes possibles pour éviter de ne pas être payé dans les délais.
Les règles concernant la facturation électronique évoluent très régulièrement. Il faut donc rester à l’affût de toute nouvelle obligation pour rester en conformité. Des outils comme MyClic’ permettent de rester au fait de ces évolutions grâce à des mises à jour automatiques.
Une fois votre système de facturation électronique mis en place, il vous faudra encore choisir comment transmettre vos factures. Voici les différentes solutions qui s’offrent à vous.
Les PDP sont des plateformes privées qui sont les intermédiaires entre votre entreprise et vos clients. Elles garantissent que vos factures vont bien être envoyées dans le bon format, conforme à la législation. Elles vous offrent également le suivi en temps réel de l’état de vos factures (émission, réception et paiement).
Chorus Pro est le portail de facturation électronique mis en place par l’État. Toutes les entreprises doivent, à terme, passer par ce portail pour transmettre leurs factures à des entités publiques. L’avantage de Chorus Pro est qu’il est gratuit, mais il peut être moins intuitif que certaines solutions privées.
Si vous utilisez un logiciel comme MyClic’, la transmission des factures à une PDP ou à Chorus Pro peut être automatisée. Vous n’avez plus besoin de vous en occuper manuellement, ce qui représente un gain de temps considérable et réduit le risque d’erreurs.
Au-delà des obligations légales, la facturation électronique présente de nombreux atouts, tout particulièrement pour les TPE et PME.
Répondre à la gestion manuelle des factures peut être très chronophage. Avec la facturation électronique, tout est automatisé. Vous allez gagner du temps pour l’envoi des factures, pour le suivi des paiements, ce qui vous permettra alors de vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un cas non-négligeable d’erreurs manuelles dans le processus de facturation traditionnelle est la vérification de la conformité des mentions d’une facture. Le processus de dématérialisation va diminuer les risques d’erreurs. Les logiciels de gestion vont vérifier que vos factures sont correctement remplies et conformes à la législation.
La dématérialisation permet d’améliorer le suivi de vos factures : envoyées ? Reçues ? Payées ? Cela permet de mieux gérer les entrées d’argent, la lutte contre les impayés et également le non-retard.
Les plateformes de dématérialisation sont souvent dotées de tableaux de bord permettant de suivre vos transactions en temps réel ; vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de votre trésorerie pour mieux anticiper les problèmes éventuels de trésorerie.
La facturation électronique est devenue une réalité pour toutes les entreprises, y compris TPE-PME. Bien qu’elle soit vue comme une contrainte, elle devient une aide à la gestion administrative, un gain de temps et une optimisation des processus pour une réduction des frais.
Avec un logiciel comme MyClic’ vous pourrez transformer cette contrainte en une opportunité pour devenir plus compétitif. Alors, prêt à passer le virage de la dématérialisation pour tirer profit de la facturation électronique ?
