Dans le bâtiment et les énergies renouvelables, la facturation d’un chantier ne se fait presque jamais en une seule fois. Entre l’acompte au démarrage, les situations de travaux en cours de chantier et la facture de solde à la livraison, vous avez plusieurs échéances à gérer par chantier. Multipliez ça par le nombre de chantiers que vous avez en cours en même temps et vous comprenez vite pourquoi certaines factures finissent par passer à travers les mailles sans que vous vous en aperceviez. Dans cet article nous vous expliquons comment structurer votre facturation d’avancement de l’acompte au solde pour ne plus jamais laisser passer une échéance et préserver votre trésorerie tout au long de vos chantiers.
Acompte chantier : quand et comment facturer le premier appel de fonds
L’acompte c’est la première facture que vous émettez après la signature du devis et avant le démarrage des travaux. Son rôle est double : il vous permet de sécuriser votre trésorerie dès le début du chantier et il engage financièrement le client pour éviter les désistements de dernière minute une fois que vous avez mobilisé vos équipes et commandé les matériaux.
Dans le bâtiment, l’acompte représente généralement entre 20 et 30% du montant total du devis selon le type de chantier et les habitudes du secteur. Mais au-delà du montant, ce qui compte c’est de l’émettre au bon moment : dès la signature du devis et avant tout démarrage des travaux. Beaucoup d’entreprises du bâtiment oublient d’envoyer l’acompte dans les jours qui suivent la signature parce qu’elles sont déjà passées à l’organisation du chantier. Résultat : elles démarrent les travaux sans avoir encaissé quoi que ce soit et se retrouvent à financer les premières semaines sur leur propre trésorerie.
Ce que nous recommandons c’est de créer et envoyer l’acompte directement depuis la fiche du chantier au moment même où vous enregistrez la validation du devis pour que cette étape ne soit jamais oubliée quelle que soit la charge de travail du moment.
Situation de travaux BTP : comment calculer et émettre vos factures intermédiaires
La situation de travaux c’est la facture intermédiaire que vous émettez en cours de chantier pour facturer ce qui a déjà été réalisé. Contrairement à l’acompte qui est un pourcentage forfaitaire, la situation de travaux est basée sur l’avancement réel des travaux : vous facturez ce qui a été effectivement réalisé au moment où vous établissez la situation.
Le calcul se fait généralement en pourcentage d’avancement par poste de travail. Si la pose de l’isolation est terminée à 60%, vous facturez 60% du montant prévu pour ce poste dans le devis. C’est une approche transparente pour le client qui comprend exactement ce qu’il paie et à quelle étape d’avancement cela correspond ce qui réduit considérablement les questions et les retards de paiement.
La difficulté quand vous gérez plusieurs chantiers en même temps c’est de savoir exactement où en est chaque chantier au moment d’établir la situation et de vous souvenir de ce qui a déjà été facturé sur les situations précédentes. Sans un outil qui centralise ces informations, vous passez un temps considérable à reconstruire l’historique de chaque chantier avant de pouvoir émettre la moindre facture intermédiaire.
Facture de solde chantier : clôturez proprement chaque affaire sans oublier ce qui reste dû
La facture de solde c’est la dernière facture du chantier, celle que vous émettez après la réception des travaux par le client. Elle correspond au montant total du chantier déduction faite de l’acompte et de toutes les situations de travaux déjà facturées et réglées.
C’est là que beaucoup d’entreprises du bâtiment perdent du temps et parfois de l’argent. Si vous n’avez pas suivi précisément ce qui a déjà été facturé sur chaque situation intermédiaire, vous devez tout recalculer manuellement avant d’envoyer le solde. Et si vous faites une erreur de calcul, vous sous-facturez ou sur-facturez votre client ce qui crée des tensions inutiles en fin de chantier au moment où vous avez justement besoin d’une réception sans accroc.
Ce que nous recommandons c’est de ne jamais calculer le solde manuellement mais de laisser votre outil de gestion faire ce calcul automatiquement en déduisant toutes les factures précédentes du montant total du devis. Vous gagnez du temps et vous évitez toute erreur qui pourrait retarder le paiement final.
Suivi des paiements BTP : comment éviter les impayés et les retards de règlement
Émettre vos factures au bon moment c’est bien. Savoir exactement lesquelles ont été réglées et lesquelles sont encore en attente c’est encore mieux. Dans le bâtiment, les délais de paiement peuvent être longs et sans un suivi clair de vos encaissements vous pouvez vous retrouver avec plusieurs milliers d’euros de factures impayées sans même vous en apercevoir parce que vous êtes occupé à gérer vos chantiers en cours.
Ce que nous vous recommandons c’est d’avoir à tout moment une vue claire sur l’état de paiement de chaque facture : réglée, en attente ou en retard. Et quand une facture tarde à être réglée, ne pas attendre que le retard devienne problématique mais programmer une relance au bon moment avec un message adapté à la situation. Une relance envoyée dix jours après l’échéance est beaucoup mieux reçue qu’une relance envoyée deux mois après quand le client a déjà oublié la facture.
Le suivi des paiements c’est aussi ce qui vous permet de prendre les bonnes décisions sur votre trésorerie : savoir ce qui va rentrer dans les prochaines semaines pour anticiper vos dépenses et vos investissements sans mauvaise surprise.
Logiciel facturation BTP : comment MyClic' automatise votre facturation d'avancement de l'acompte au solde
C’est exactement pour simplifier ce cycle de facturation que nous avons intégré la facturation d’avancement dans MyClic’. Depuis la fiche de chaque chantier, vous gérez l’intégralité du cycle de facturation sans jamais quitter l’outil : vous créez l’acompte dès la signature du devis, vous émettez vos situations de travaux au fur et à mesure de l’avancement réel et MyClic’ calcule automatiquement ce qui a déjà été facturé et ce qui reste à encaisser pour que vous n’ayez jamais à faire ce calcul manuellement.
Quand vient le moment de facturer le solde, MyClic’ génère automatiquement le montant restant dû en déduisant toutes les factures précédentes du montant total du devis. Vous vérifiez, vous validez et vous envoyez directement depuis l’outil avec une traçabilité complète de chaque envoi et de chaque réception.
Pour le suivi des paiements, vous voyez en temps réel sur l’ensemble de vos chantiers ce qui est réglé et ce qui est en attente. Et quand un client tarde à payer, vous lancez une relance en quelques clics depuis un template de mail prêt à l’emploi sans avoir à rédiger quelque chose à chaque fois. MyClic’ est également conforme à la réglementation sur la facturation électronique pour que votre entreprise soit en règle sans démarche supplémentaire. Découvrez toutes nos fonctionnalités de facturation ici.
