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Entreprises du BTP et Artisans, gagnez en efficacité grâce à un logiciel de devis et de facturation
Pour les entreprises et les artisans qui opèrent dans le secteur du bâtiment, le côté administratif peut être particulièrement contraignant. Heureusement, il existe des logiciels de gestion spécial BTP qui permettent de faciliter l’élaboration de devis et l’édition de factures. En effet, un logiciel de type CRM pour bâtiment offre les fonctionnalités nécessaires pour réaliser ces différentes tâches. Il s’agit d’outils pratiques qui procureront de nombreux avantages et un gain de temps précieux à leurs utilisateurs.
Pourquoi faire usage d’un logiciel de devis et factures ?
La numérisation de certaines opérations concerne aujourd’hui toutes les entreprises, plus particulièrement celles du secteur de la construction. La réalisation d’un devis et d’une facture y est strictement règlementée et l’utilisation d’un logiciel spécialisé peut les aider.
Un travail accéléré
Actuellement, les clients exigent beaucoup plus de réactivité de la part des prestataires qu’ils engagent. Ces derniers ont donc souvent besoin de nouveaux outils numériques pour répondre à ce besoin ; les logiciels de devis dédiés au bâtiment sont adéquats.
Cependant, afin qu’un projet de travaux ou de construction puisse démarrer correctement, il est nécessaire de réaliser un devis précis et complet. Des étapes essentielles doivent alors être respectées et de nombreux calculs sont à faire. Il est donc normal que cela vous prenne du temps, d’autant plus que ce document équivaut à un contrat. De même pour les factures, une erreur pourrait causer des préjudices importants et la perte de minutes précieuses.
Utiliser un logiciel permet de bénéficier d’une multitude d’options donnant accès aux informations essentielles en seulement quelques clics. Certaines opérations sont automatisées, raccourcissant ainsi la durée de traitement de ces dernières.
Gain d’efficacité à moindre coût
Depuis quelques temps, les logiciels ont, eux-mêmes, connu des évolutions. Ils sont devenus davantage connectés et prennent la forme d’applications Software as a Service (SaaS). Cela implique qu’ils n’ont plus besoin d’une installation compliquée et que les mises à jour se font automatiquement. De ce fait, ils restent accessibles qu’importe le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone, etc.). En effet, il suffit d’avoir une connexion Internet. Cela permet la réalisation des devis simplifiés et des ajustements facilités… Un gain de temps évident pour les professionnels du bâtiment.
Il faudra néanmoins s’attendre à payer un abonnement mensuel ou annuel. Les prix sont généralement flexibles et rapides à rentabiliser, la trésorerie de l’entreprise n’en souffrira donc pas. Il sera possible de faire le choix entre plusieurs plans tarifaires. Des versions gratuites vous sont proposées afin de réaliser des essais et de vous rendre compte des avantages apportés. Vous pourrez ainsi tester réellement un logiciel de devis pour le bâtiment !
Avantage concurrentiel assuré
Rien qu’en France, on ne compte pas moins de 578 000 entreprises qui opèrent dans le secteur du BTP. Ce nombre prouve à quel point la concurrence peut être rude dans ce secteur. Les clients n’hésiteront donc pas à aller solliciter la concurrence si vous ne leur proposez pas un service impeccable. L’usage d’un logiciel pour devis en bâtiment est alors particulièrement recommandé pour éviter toute déception. Dans la majorité des cas, on peut facilement transformer les devis en facture pour fluidifier la relation commerciale et administrative.
Être plus rapide et plus précis au moment de proposer vos offres vous permettra de devancer vos adversaires.
De plus, grâce à la possibilité de personnalisation, vous présenterez bien plus que de simples factures ou devis Excel. Ces documents pourront entre autres s’adapter à la signature graphique de votre entreprise. Cela semble être un détail, mais les prospects pourront le voir comme une marque de professionnalisme. Ils seront alors plus enclins à collaborer avec vous plutôt que d’autres artisans du bâtiment.
Comment bien faire son choix de logiciel de devis et facturation ?
Avant d’opter pour une solution digitale, il est nécessaire de faire la tri parmi toutes les solutions proposées sur le marché. Pour cela, il est nécessaire de considérer certains critères essentiels.
En fonction de son architecture générale
Un bon logiciel pour devis et facture en bâtiment se doit tout d’abord d’être ergonomique et facile à utiliser. Si le programme est trop compliqué, les utilisateurs perdront beaucoup de temps à essayer de s’accoutumer aux fonctionnalités.
Il est donc préférable que l’outil soit maîtrisable dès la première prise en main. Avant d’acheter, il ne faut pas hésiter à vérifier si un support technique performant ou des tutoriels sont également accessibles. Un logiciel proposant une période d’essai gratuite peut être une bonne piste. Il permet d’avoir rapidement un aperçu sur l’architecture et la facilité de prise en main de l’interface ; un gain de temps précieux pour la suite
En fonction des options disponibles
Il existe plusieurs types de professionnels du bâtiment. Chaque corps de métier possède ses spécificités, ses fournisseurs et ses besoins propres en matières premières. Il est important que le logiciel ait les fonctionnalités et les références adaptées selon votre profil.
Cependant, quelques options de premier ordre doivent absolument être disponibles lorsqu’il s’agit de factures et de devis. L’application doit, tout d’abord, pouvoir accueillir une base de données de tarifs des différents éléments qui entreront en compte. Elle doit également permettre de réaliser des calculs de marge, de TVA ou même d’assurer la comptabilité complète.
En fonction du prix
Le prix proposé pour un abonnement ou une acquisition est toujours un critère essentiel au moment de sélectionner votre outil de travail. Heureusement, il existe des produits pour tous les budgets. Ainsi, même les petites structures qui n’ont pas encore de trésorerie importante peuvent en profiter.
Plusieurs facteurs peuvent influencer le montant total à débourser pour obtenir l’application. Plus le nombre d’utilisateurs est conséquent, plus il faudra payer cher. De même, si l’acheteur souhaite débloquer toutes les fonctionnalités, les tarifs sont différents des versions gratuites ou d’entrée de gamme.
Des périodes d’essais sont souvent également offertes. Elles peuvent durer de quelques jours à plusieurs semaines. C’est aussi un plus à ne pas négliger, surtout lorsque vous êtes encore en phase de prospection. Pouvoir tester les options disponibles pendant un certain moment permet de faire des comparaisons pertinentes.
En fonction de sa compatibilité
Ce critère concerne surtout les logiciels connectés ou SaaS. En effet, les éditeurs mettent aujourd’hui à dispositions plusieurs types d’applications dont la plupart sont multiplateformes. C’est important d’avoir un outil également supporté par son appareil mobile avec des fonctionnalités optimales disponibles.
Cela offre beaucoup plus de mobilité aux utilisateurs. Ils pourront ainsi surveiller leurs chantiers tout en faisant des factures à la minute. Attention à bien vérifier la compatibilité avec le système d’exploitation, c’est-à-dire, Windows, Mac, Android, iOS, etc. Dans tous les cas, il faut lire avec attention les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de l’outil.
En fonction de son usage
La réalisation des devis et des factures se fait à des moments différents du chantier et parfois, par plusieurs personnes : le gérant, le chef de chantier, un collaborateur administratif… Pour une gestion simplifiée et un gain de temps, le partage des informations entre toutes les personnes de l’entreprise est indispensable. Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel SaaS est indispensable. Il permet de démarrer les devis directement sur le chantier grâce à une simple connexion internet, puis de revenir au bureau pour le finaliser. À la livraison du chantier, l’entrepreneur peut facilement reprendre les données des devis pour réaliser les factures adéquates.
En conclusion, l’investissement dans un logiciel de devis pour le bâtiment est un outil indispensable pour assurer une bonne gestion des chantiers et du temps pour les professionnels du bâtiment.