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      CRM,ERP, système d’information… TPE-PME: quand investir et comment choisir le bon outil ?

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      CRM, ERP, système d’information… TPE-PME : quand investir et comment choisir le bon outil ?

      Pour toute entreprise, la gestion de l’information est essentielle à son bon fonctionnement, son efficacité et sa pérennité.
      Vous pilotez ou dirigez une entreprise et, aujourd’hui, vous vous posez pleins de questions sur l’organisation pour la rendre plus efficace. Cet article va vous aidez à décrypter les signaux indiquant que c’est le moment d’investir.
      Nous allons également vous aider à déterminer quels sont réellement vos besoins, et du coup, vers quel type de solutions se tourner…

      Comment savoir que c’est le moment de s’équiper ?

      https://www.my-clic.fr/Voici une série de questions… Si vous répondez « oui » à au moins 2 d’entres elles, c’est qu’il est temps d’investir dans un système d’information, d’un CRM et/ou d’un ERP

      – Vous commencez à avoir beaucoup de clients et prospects ?

      – Vous avez de multiples sources d’information : pour le suivi des relations commerciales, pour le suivi des devis, pour le suivi de la facturation ; vous naviguer entre Excel, Word et des post-it… ?

      – Votre équipe compte plusieurs commerciaux et vous commencez à rencontrer des difficultés pour piloter l’activité, analyser les ventes et votre rentabilité ?

      – Votre équipe a grossi et vous souhaitez optimiser les échanges entre les collaborateurs ?

      – Vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre service clients ?

      – Vous cherchez des solutions de marketing efficaces pour vos commerciaux ?

      – Vous souhaitez pouvoir accéder à vos données n’importe où et à toute heure ?

      Si vous avez répondu OUI à deux de ces questions, c’est qu’il est temps d’investir dans un CRM ou un ERP.
      Mais comment faire son choix parmi les nombreux outils du marché ?

      Quelques définitions pour mieux comprendre

      Un CRM ou logiciel de Customer Relationship

       

      Management, est un outil (Progiciel de Gestion de Intégré) pour la gestion des
      relations client. Cette gestion inclut souvent la prospection ainsi que le
      processus de vente ; il s’agit donc surtout d’un logiciel de gestion
      commerciale.

       

      Quant à l’ERP, ou logiciel d’Enterprise Resource Planning, est un PGI (Progiciel de Gestion intégré) de planification des ressources de l’entreprise. Les ressources gérées dans l’ERP peuvent être matérielles (machines, outils, matières premières, salles ou espaces de travail…) ou immatérielles (ressources humaines, ressources graphiques, informations…).

       

      Le système d’information est un ensemble organisé de ressources qui permet de collecter, stocker, traiter et distribuer de l’information, en général, grâce à un réseau d’ordinateurs. En règle générale, la combinaison du CRM et de l’ERP vient former le système d’information.

       

      Maintenant que vous avez ces définition et que savez que c’est le moment de s’équiper d’un CRM ou d’un ERP ; comment faire le bon choix ?

      Définir vos besoins de CRM, d’ERP

      Pour faire votre choix, il est important de ne pas partir dans toutes les directions et de prendre le temps d’analyser vos besoins pour trouver le bon logiciel.

       

      En effet, selon la taille de votre entreprise, le nombre de collaborateurs, votre activité, le nombre de clients, vos besoins sont différents.

       

      Quelle que soit l’activité d’une entreprise, on peut identifier 3 étapes dans la relation commerciale :

      – la recherche de nouveaux clients

      – la gestion du projet avec ce client

      – le service après-vente

      La recherche de nouveaux clients :

      Pour cette première phase de prospection et de transformation d’un prospect en client, il y a aura besoin de contacter ce prospect (e-mailing) de le relancer (par téléphone) de programmer des rendez-vous… Peut-être de transmettre ce prospect et toutes les informations qui l’entoure à un autre collaborateur pour poursuivre la relation commerciale : réaliser un devis, récupérer des informations techniques, réaliser un cahier des charges.


      Il y a également le pilotage de l’équipe commerciale qu’il est pertinent de suivre en ayant une vue d’ensemble sur l’activité des collaborateurs.

      Toute entreprise peut se retrouver dans cette démarche. Ici, on identifie plusieurs besoins :

      – Un logiciel d’e-mailing

      – Un agenda

      – Un outil pour la réalisation des devis

      – Le stockage d’informations relatives au client

      – Le partage d’information entre les différents collaborateurs d’une équipe.

      La gestion du projet :

      Une fois le devis accepté, il faudra mettre en place un planning d’interventions avec d’autres collaborateurs, transformer le devis en facture, encaisser un acompte…
      Le projet entre dans sa phase de mise en œuvre avec la répartition des tâches entre les membres de l’équipe, le suivi d’avancement du projet, une facturation échelonnée…
      Le besoin d’avoir une vue d’ensemble sur le projet du client pour pouvoir échanger avec lui.

       

      Là encore, quelle que soit votre activité, vous pouvez vous retrouver dans cet exemple, qui fait ressortir différentes fonctionnalités indispensables d’un logiciel de CRM :

      – Un agenda partagé

      – Un système de facturation agile

      – La création, la gestion et le suivi des tâches

      – L’avancement du projet

      Le service après-vente :

      Une fois la prestation terminée, il est important de garder une trace, un suivi du projet. Cela permet de conserver l’historique du projet, qui est intervenu et quand ; pour pouvoir intervenir efficacement en cas de problème.

       

      Le client étant au cœur de toute entreprise, nous avons vu ici quelles fonctionnalités étaient nécessaires à une relation commerciale efficace.
      Mais pour une entreprise, d’autres fonctionnalités « satellites » sont indispensables pour sa rentabilité :

      – La gestion des congés de ses collaborateurs,

      – La gestion des notes de frais

      – …

      A travers cet exemple universel, vous avez pu identifier, pour vous, quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un système d’information pour gagner en efficacité.
      De la prospection, à la facturation en passant par la gestion de la relation commerciale, la gestion de projet et les notes de frais ; des outils peuvent vous aider optimiser le fonctionnement de votre entreprise.

      Comment choisir le bon logiciel ?

      Maintenant que vous avez identifier les besoins et les objectifs de votre entreprise, voici une liste de critères pour vous aider à identifier le bon outil CRM ou ERP :

      Client lourd ou cloud (en ligne) ?

      Un logiciel « client lourd » sera installé sur vos serveurs ou disques durs. Il faudra acheter des licences pour chaque utilisateur de l’entreprise. Il s’agit d’un investissement un peu lourd au départ mais amorti dans le temps.
      Un logiciel en ligne sera accessible en ligne (on parle de logiciel SaaS) avec un abonnement mensuel. Les données sont hébergées dans le cloud et il suffit d’identifiants et d’une connexion internet pour y accéder.

      Grands comptes, PME ou TPE ?

      Selon la taille de votre structure, vous n’aurez pas besoin de dizaines de fonctionnalités. Il faut identifier celles qui vous paraissent indispensables et du coup comparer les offres disponibles. Certains acteurs proposent des offres très complètes mais surdimensionnées pour une PME : « des usines à gaz ». D’autres proposent des offres de bases très simple, avec des modules à rajouter selon vos besoins. Attention, le prix de l’abonnement ou de la licence peut vite grimper…

      L’implication des équipes dans le projet

      Il est primordial que vous équipes soient impliquées dans le projet pour qu’elles adhèrent au nouvel outil. Pour cela, il est important de valider avec elles les besoins que vous avez identifiés, les produits que vous avez envisagés : est-ce que les fonctionnalités correspondent aux besoins, l’interface paraît-elle simple à appréhender ? En quoi les outils envisagés vont-t-il aider les équipes à gagner en efficacité ? Toutes ces questions sont à travailler en collectif pour faire adhérer les équipes au projet et vous aider à affiner votre choix.

      ERP, CRM ou les deux ?

      Certains outils du marché centralisent toutes les fonctionnalités évoquées plus haut qui peuvent être celles d’un CRM (autour de la relation commerciale), d’un ERP (autour de la gestion de projets, des stocks…). Cela permet d’éviter de multiplier les couches et les interfaces pour les utilisateurs. L’autre avantage est de réduire les contraintes techniques de communication entre les différents outils de l’entreprise.
      Néanmoins, le logiciel devra pouvoir communiquer avec d’autres outils déjà utilisés en internet : l’agenda par exemple.

      Les coûts

      Tous les points évoqués précédemment vont avoir une incidence sur le coût du logiciel.
      Il est donc important de bien le choisir pour ne pas avoir un outil trop complexe et trop cher et qui, finalement, ne sera utilisé qu’à 15% de ses capacités.

      La proximité / La disponibilité

      Enfin, un critère indispensable à prendre en compte dans la mise en place d’un tel projet, c’est la capacité du fournisseur d’être présent à vos côtés.

       

      La mise en place d’un outil de CRM et/ou d’un ERP reste un projet ambitieux et qui implique tous les membres de l’entreprise. Il est important de sentir que votre prestataire sera présent à vos côtés pour vous accompagner dans l’installation, la formation et l’appropriation de ce nouvel outil. Parfois, des besoins spécifiques à votre activité peuvent émerger ; ce logiciel doit pouvoir y répondre.

      En synthèse

      Baser son client au cœur de sa stratégie pour mieux le satisfaire, gagner en efficacité et en rentabilité : voici ce que vous permet de faire un système d’information performant.

      Un outil alliant CRM et ERP, une souplesse dans l’utilisation et une facilité dans la mise en œuvre son les éléments à valider pour faire le bon choix. Enfin, la relation avec prestataire que vous aurez choisi est primordiale pour assurer une transition sereine pour vos clients, votre équipe et vous-même.

      Notre solution, My Clic’, allie l’ensemble de ces critères !

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