Vous rentrez chez vous le soir et vous passez encore une heure à rappeler vos chefs de chantier pour savoir où en sont les travaux. Vous cherchez un bon de livraison signé la semaine dernière et personne ne sait où il est. Vous avez trois chantiers qui tournent en même temps et vous n’êtes pas sûr que tout le monde travaille avec la bonne version du planning. Ce scénario, beaucoup de patrons du bâtiment et des énergies renouvelables le vivent chaque semaine. Le problème ce n’est pas que vous êtes mal organisé, c’est que les informations sont éparpillées entre vos mails, vos appels, vos fichiers et les notes de vos équipes sans jamais se retrouver au même endroit. Et quand tout est éparpillé, vous passez plus de temps à chercher qu’à décider.
Logiciel gestion chantier : pourquoi les informations se perdent sans outil centralisé
Dans le bâtiment, un chantier mobilise beaucoup de monde en même temps. Un chef de chantier sur le terrain, un commercial qui gère la relation client, un responsable qui suit les livraisons et une assistante qui s’occupe de la facturation. Chacun travaille avec ses propres outils, ses propres fichiers et ses propres habitudes. Résultat : personne n’a jamais la même vision du chantier au même moment.
Le chef de chantier à ses notes sur son téléphone. Le commercial a des échanges avec le client dans sa boîte mail. Les bons de livraison sont dans un classeur quelque part au bureau. Et vous, vous êtes au milieu de tout ça en train d’essayer de reconstituer l’image complète à partir de morceaux éparpillés. C’est épuisant et c’est une source d’erreurs permanente. Un document qui manque, une information qui ne circule pas et c’est un client mécontent ou une marge qui part à la poubelle sans qu’on comprenne pourquoi.
La vraie question n’est pas de travailler plus dur, c’est de travailler avec un outil de gestion chantier qui met tout le monde sur la même page en temps réel.
Suivi de chantier BTP : ce qu'il faut vraiment suivre pour ne jamais être pris de court
Quand nous parlons de suivi de chantier,nous pensons souvent au planning et aux délais. Mais dans la pratique, ce qui fait vraiment la différence c’est la capacité à retrouver n’importe quelle information en quelques secondes quand vous en avez besoin, une semaine, un mois ou six mois après que l’événement se soit produit.
Ce qu’il faut centraliser pour garder le contrôle sur chaque projet c’est assez simple. Les informations du client et de l’affaire, les documents liés au chantier, les échanges avec le client, les tâches attribuées à chaque intervenant, l’état des livraisons et l’avancement des travaux étape par étape. Rien de révolutionnaire sur le papier. Mais dans la réalité la plupart des entreprises du bâtiment n’ont pas d’endroit unique où tout cela est rassemblé et c’est là que les problèmes commencent.
Un bon suivi de chantier c’est celui qui permet à n’importe quel membre de votre équipe de savoir exactement où en est le projet sans avoir à appeler quelqu’un pour lui demander.
Bons de livraison en ligne : arrêtez de chercher qui a reçu quoi sur le chantier
C’est l’un des points qui revient le plus souvent dans les entreprises du bâtiment et des énergies renouvelables. Un matériau est livré sur le chantier, quelqu’un signe le bon et trois jours plus tard personne ne sait où il est passé ni si tout ce qui était commandé a bien été reçu. Un matériau manquant ou une livraison partielle non détectée à temps et c’est toute une équipe qui attend sans pouvoir avancer.
La solution c’est de gérer les bons de livraison directement dans votre outil de suivi du chantier pour qu’ils soient accessibles par tout le monde à tout moment depuis le bureau ou depuis le terrain. Vous créez votre bon, vous l’ajoutez à la fiche du chantier concerné et n’importe quel membre de votre équipe peut le consulter en quelques secondes depuis son téléphone sans avoir à rappeler le bureau. Chaque réception est tracée avec la date, ce qui a été livré et par qui ce qui vous donne une vision précise de l’avancement des travaux au fur et à mesure des livraisons.
Fini les appels en fin de journée pour savoir si la livraison est arrivée. Tout est dans la fiche chantier et tout le monde y accède avec le même niveau d’information.
Outil de gestion chantier : notes, tâches et mails centralisés dans chaque affaire
Au-delà des livraisons, le suivi d’un chantier c’est aussi une accumulation de petites informations qui font toute la différence quand vous en avez besoin. Une note laissée lors d’une visite de chantier, un mail échangé avec le client sur un changement de dernière minute, une tâche confiée à un technicien dont vous voulez vérifier l’avancement. Si ces informations ne sont pas rattachées au bon dossier dès qu’elles arrivent, elles disparaissent dans le flux du quotidien.
Ce que nous vous recommandons c’est de travailler avec un outil où chaque chantier dispose de son propre espace dans lequel vous centralisez tout : les notes de visite, les mails échangés avec le client, les tâches assignées à chaque intervenant et leur statut d’avancement. Chaque action est tracée, chaque échange est conservé et chaque document est rattaché au bon dossier pour que vous puissiez retrouver n’importe quelle information des mois après la fin du chantier sans avoir à fouiller dans d’anciens fichiers.
Vous pouvez aussi créer des tâches et les assigner directement à un membre de votre équipe depuis la fiche chantier pour que chacun sache exactement ce qu’il doit faire et quand sans passer par une réunion ou un long échange de messages.
Logiciel BTP : comment MyClic' centralise le suivi de vos chantiers en temps réel
C’est exactement pour répondre à ces problèmes que nous avons développé le module de gestion de chantier de MyClic’. Chaque chantier dispose d’une fiche centralisée accessible depuis le bureau et depuis le terrain où vous retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin : le client, les intervenants, les bons de livraison, les documents, les tâches et l’historique complet des échanges depuis le premier contact jusqu’à la livraison finale.
Vos équipes accèdent à la fiche depuis n’importe quel appareil connecté et chaque mise à jour est visible en temps réel par tout le monde sans que vous ayez à redistribuer des fichiers ou à envoyer des mails de synthèse en fin de journée. Quand un technicien met à jour l’avancement d’une tâche sur le terrain vous le voyez immédiatement depuis votre bureau. Quand une livraison arrive, le bon est intégré dans la fiche en quelques secondes.
MyClic’ s’intègre aussi avec vos outils existants pour aller encore plus loin dans la centralisation de votre activité. Découvrez toutes nos intégrations ici.
