Vous venez de terminer un chantier et vous devez envoyer la facture de solde. Vous rouvrez le devis initial, vous recopiez les lignes une par une, vous vérifiez ce qui a déjà été facturé en acompte et vous cherchez dans vos mails la confirmation que le client avait bien validé le devis. Pendant ce temps vous avez deux autres chantiers en cours, un nouveau devis à envoyer avant ce soir et un client qui attend une situation de travaux depuis la semaine dernière. C’est le quotidien de beaucoup de patrons du bâtiment et des énergies renouvelables et ce n’est pas une question de mauvaise organisation. C’est une question d’outil. Quand le devis et la facturation ne sont pas connectés dans le même logiciel, chaque étape du cycle commercial devient une source de perte de temps et d’erreurs.
Logiciel devis BTP : pourquoi le passage du devis à la facture prend autant de temps sans outil adapté
Dans la plupart des entreprises du bâtiment que nous rencontrons, le devis est fait dans un outil et la facture est faite dans un autre. Parfois c’est Word pour le devis et un logiciel de comptabilité pour la facture. Parfois c’est un tableur pour les deux avec des fichiers qui se multiplient à chaque nouvelle version. Le résultat c’est toujours le même : quand vient le moment de facturer vous devez retrouver le bon devis, vérifier ce qui a déjà été encaissé et tout ressaisir dans un autre outil sans être sûr de ne rien oublier.
Sur un seul chantier c’est déjà une perte de temps. Sur cinq ou dix chantiers qui avancent en parallèle avec des niveaux d’avancement différents et des clients qui ont chacun leur mode de facturation préféré, c’est une source de confusion permanente qui finit par coûter cher en temps passé et en erreurs de facturation.
Le vrai problème ce n’est pas que vous manquez de rigueur. C’est que vous utilisez des outils qui ne se parlent pas et qui vous obligent à faire le lien manuellement à chaque étape.
Facturation chantier : ce qui se passe quand vous gérez plusieurs affaires en même temps sans centralisation
Quand vous avez plusieurs chantiers en cours en même temps, la gestion du cycle devis facture devient rapidement ingérable sans un outil centralisé. Vous avez un chantier dont l’acompte a été facturé il y a deux mois mais dont la situation de travaux intermédiaire n’a jamais été envoyée parce que vous n’aviez pas eu le temps. Vous avez un autre chantier dont le solde est dû depuis trois semaines mais le client n’a jamais relancé et vous non plus. Et vous avez un troisième devis en attente de validation depuis tellement longtemps que vous ne savez plus si le client est encore intéressé.
Ce n’est pas de la négligence, c’est le résultat naturel de gérer plusieurs affaires en parallèle sans avoir une vision claire sur l’état de chacune. Sans outil adapté, certaines factures tombent entre les mailles et c’est de la trésorerie que vous ne récupérez jamais ou très tard. Dans le bâtiment où les délais de paiement peuvent déjà être longs, laisser passer une situation de travaux ou un solde c’est prendre un risque réel sur votre trésorerie.
Devis personnalisé BTP : comment créer une proposition professionnelle en quelques clics sans ressaisie
Le premier gain de temps se fait dès la création du devis. Quand vous avez un catalogue de produits et de prestations déjà renseigné dans votre outil de gestion, vous construisez votre devis en piochant directement dans les références existantes sans retaper les libellés, les unités et les prix à chaque fois. Vous sélectionnez ce qui correspond au chantier, vous ajustez les quantités et votre devis est prêt en quelques minutes avec votre logo, vos couleurs et vos CGV déjà intégrés dans le modèle.
Vous envoyez le devis directement depuis votre outil et vous recevez une notification dès que votre client l’a ouvert pour savoir exactement quand relancer sans attendre plusieurs jours sans nouvelles. Quand le client valide, vous n’avez pas à tout ressaisir dans un autre logiciel pour créer la facture. Tout ce qui était dans le devis se retrouve automatiquement dans la première facture avec les bonnes informations et le bon montant dès le premier clic.
Facturation d'avancement BTP : facturez à chaque étape sans perdre le fil de ce qui a déjà été encaissé
Dans le bâtiment, la facturation en une seule fois à la livraison c’est rare. La règle c’est l’acompte au démarrage, les situations de travaux en cours de chantier et le solde à la réception. Gérer ce cycle manuellement c’est acceptable sur un chantier. Sur dix chantiers simultanés avec des niveaux d’avancement différents, c’est la garantie de laisser passer des échéances sans s’en apercevoir.
Ce que nous recommandons c’est de gérer l’intégralité de ce cycle depuis la fiche du chantier dans votre logiciel de gestion. Vous émettez votre acompte au démarrage, vous créez vos situations de travaux au fur et à mesure de l’avancement réel et votre outil calcule automatiquement ce qui a déjà été facturé et ce qui reste à facturer pour que vous n’ayez jamais à faire ce calcul manuellement. Quand vient le moment de facturer le solde, vous savez exactement quel montant reste dû sans avoir à additionner les factures précédentes une par une.
Chaque client voit clairement ce qui lui est facturé et à quelle étape d’avancement cela correspond ce qui réduit les questions et les incompréhensions et accélère les délais de paiement.
Outil de gestion BTP : comment MyClic' relie votre devis à votre facturation sans ressaisie
C’est exactement la logique que nous avons retenue en développant MyClic’. Dans notre outil, le devis et la facturation sont dans le même environnement et reliés au même dossier chantier. Quand un devis est signé par le client, vous créez l’acompte en un clic depuis la même fiche sans ressaisir une seule ligne. Quand les travaux avancent, vous émettez vos situations directement depuis le dossier et MyClic’ suit automatiquement ce qui a été facturé et ce qui reste à encaisser sur chaque chantier.
Vous voyez en temps réel l’état de votre facturation sur l’ensemble de vos chantiers en cours : ce qui est réglé, ce qui est en attente et ce qui nécessite une relance. Et quand un client tarde à payer, vous lancez une relance en quelques clics depuis MyClic’ avec un template de mail prêt à l’emploi sans avoir à rédiger quelque chose à chaque fois.
MyClic’ est également conforme à la réglementation sur la facturation électronique pour que votre entreprise soit en règle sans démarche supplémentaire de votre côté. Découvrez toutes nos fonctionnalités de facturation ici.
