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CFA et OF, automatisez la facturation des OPCO pour gagner en efficacité

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CFA et OF, automatisez la facturation des OPCO pour gagner en efficacité

Quand on pense “logiciel de CRM”, on pense habituellement aux entreprises. Cependant, ce ne sont pas les seules à pouvoir en profiter. Les solutions numériques de gestion client répondent aussi aux besoins des organismes de formation (CFA par exemple). Outre l’optimisation du suivi des contacts, le processus de facturation en bénéficie également. C’est notamment utile pour fluidifier les relations avec les financeurs tels que les OPCO.

L’importance des OPCO dans la formation professionnelle

Les OPCO ou Opérateurs de compétences sont des structures spécialement conçues pour accompagner les branches professionnelles dans leur développement. Ce type d’organisme est agréé par l’État afin d’apporter un support financier quant aux besoins de formations. Actuellement, il n’existe pas moins de 11 OPCO différentes, intervenant dans des secteurs ou domaines d’activités variés.

 

Leur première mission est de prendre en charge les frais liés aux contrats de professionnalisation ou d’apprentissage. En outre, ils aident à développer les différentes certifications dont les branches professionnelles ont besoin. C’est à eux d’établir les références et les normes à suivre.

 

Grâce à leur principe de fonctionnement et leurs rôles, les OCPO ont un rapport étroit avec les organismes de formation et les CFA. Ces derniers reçoivent directement les fonds au titre de frais de scolarité des apprentis. L’utilisation d’un CRM est donc pertinente pour ces structures. Les outils numériques de gestion permettent une facturation facilitée auprès des OPCO.

Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de facturation pour les OPCO

Les tâches administratives ne constituent pas une contrainte seulement pour les entreprises. Les centres de formation possèdent aussi des rouages complexes qu’il est nécessaire de maîtriser. Entre la gestion des inscriptions, des parcours et des ressources, les défis sont nombreux.

 

Cela inclut également la facturation, l’une des missions les plus difficiles pour toute organisation. En effet, il s’agit d’un processus chronophage qui demande une attention toute particulière. Il est alors normal d’employer une solution qui permet de le faciliter pour gagner en efficacité. Un logiciel de gestion pour CFA peut alors être d’une aide précieuse. Il possède différentes fonctionnalités qui varient selon l’éditeur ou l’outil sélectionné. Cependant, le plus important est qu’il doit fournir un module de régie et de suivi de facture et devis.

 

Ainsi, l’insertion des mentions légales et des en-têtes contenant l’identification de l’organisation émettrice est pré-programmable. Le référencement et le classement par ordre chronologique des factures se font de manière automatique. Des moteurs de calculs sont également inclus. Ils permettent de déterminer facilement les sous-totaux, prenant en compte les différentes taxes, remises, etc. Généralement, ces options ne sont qu’une partie des modules proposés par un logiciel de gestion globale ou de CRM.

Les principaux intérêts pour les organismes de formation

La facturation doit être parmi les préoccupations premières pour les centres de formation tels que les CFA par exemple. En effet, ces derniers reçoivent de nombreux versements, notamment ceux des frais de scolarité. Cela nécessite une gestion particulière, notamment lorsque des entités comme les OPCO apportent leur contribution. La facturation fractionnée tout au long de l’année implique une rigueur dans le suivi et l’envoi des facture pour répondre à l’obligation légale. Avec tout ce que les équipes administratives ont à gérer, cela peut vite devenir compliqué.

 

Grâce au gain de temps considérable, l’utilisation d’outils de génération automatique de factures est alors une solution pertinente. L’implication d’un système d’édition informatisé permet d’optimiser les tâches répétitives et résiduelles. La création se fait alors presque de manière instantanée. Les équipes peuvent ainsi consacrer plus d’énergie aux missions ayant plus de valeur ajoutée.

 

Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel facilite grandement le déblocage des fonds de la part des Opérateurs de compétences. Les risques d’erreurs de saisie et les délais de traitement sont grandement réduits. De plus, l’organisme émetteur doit répondre aux dispositions légales concernant la facturation. Autant d’avantages qui devraient apporter plus d’efficacité et de dynamisme aux utilisateurs.

CFA, quel outil choisir pour la facturation des OPCO ?

Afin de profiter d’une facturation facilitée auprès des OPCO, il est nécessaire d’adopter le bon outil numérique. Même si les éditeurs sont nombreux à faire la promotion de leurs solutions, elles ne sont pas toutes adaptées. Les centres de formation ont d’ailleurs des exigences spécifiques auxquelles peu de programmes sont capables de se conformer.

 

En premier lieu, l’ergonomie fait partie des critères essentiels de sélection. Une plateforme intuitive sera plus facile à prendre en main par les équipes administratives. Si un établissement ne gère pas moins d’un millier d’apprentis, il faut pouvoir produire et envoyer des factures à un rythme élevé.

 

En outre, le logiciel doit également répondre à certaines règles de qualité, suivant les lois en vigueur en matière d’édition de facture. Il s’agit là d’un critère extrêmement important. Les organismes eux-mêmes ont l’obligation de se conformer à un cahier des charges pour se faire labelliser. Les processus et outils qu’ils utilisent entrent en considération.

 

Enfin, la meilleure solution informatique pour les organismes de formation qui facturent des OPCO doit être personnalisable. En effet, les éditeurs doivent être capables de cerner les réels besoins de ce type d’entité. Les modules proposés pourront ainsi s’accorder parfaitement avec vos exigences.é

Les logiciels face aux enjeux du télétravail

Aujourd’hui, le télétravail est plus que jamais d’actualité, même pour les équipes administratives des centres de formation. Les logiciels spécialisés, que ce soit pour la facturation, le CRM ou autres, sont de plus en plus connectés. En effet, les applications en ligne se multiplient et elles procurent plus de mobilité.

 

Si auparavant les opérations étaient limitées aux terminaux en interne au CFA, les possibilités sont aujourd’hui assez vastes. En misant sur une solution en SaaS (Software as a Service), davantage d’utilisateurs peuvent accéder aux mêmes informations. Ces derniers peuvent alors se connecter depuis leurs ordinateurs, même de chez eux. De plus, les interfaces web sont beaucoup plus malléables et offrent plus de praticité pour tous les utilisateurs.

 

En synthèse, pour les organismes de formation et les CFA, un logiciel de facturation simple, intuitif, adapté à votre activité et qui automatise le suivi et l’envoi de la facturation, sera un allié indispensable pour gagner en efficacité.

Un outil de gestion flexible et accessible